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葵花宝典:高效处理工作琐事

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​简介:总结几件常见办公琐事处理效率技巧,最大限度压缩零碎事务所需时间消耗。

​简介:总结整理一些常见的办公琐事处理效率习惯,不分行业不分岗位。目的是总结行为模式,形成条件反射式的肌肉记忆,不再需要经过大脑,把处理这些零碎的时间,压缩到最低限度。表述力求简略,可直接参照,无需动脑——你会在行动中,感受这些原则的力量。

适用对象:经常处理数字信息和工作沟通的高年级学生和工作人群。需要高频密集处理以下事务,强度达到极限的人群。

不适用对象:无固定工作时间的闲云野鹤,有超强助理秘书的任性霸道总裁,家里蹲与世隔绝不需与人沟通合作的独行天才,不需靠才华搬砖吃饭的帅哥美女。

内容杂乱,不求完备,想到哪儿写哪儿。先讲简单原则,后注经验和原因,重点标粗。

时间使用方法

做任何事之前,花适当时间思考分解:这件事情分为哪几步?先后顺序大概怎样,排序的合理性,先做哪些会带来更大便利?如何避免浪费努力。

核心原则:

  • 最大可能减少事务切换,减少中断,减少注意力碎片化,减少额外交通,减少沟通说明次数,减少等待流转,减少重复工作,同样事情,争取只做一次;
  • 相同类的事,集中时间放在一起完成。充分利用了人学习熟练度提升的本能,提高处理速度;
  • 需要驱动他人的事,放在前面进行,越早越好,不要等到中后期;
  • 需要沟通说明的事,先独自整理信息,集中一次性表达,提前预测可能造成误解的信息,增加必要注释,强调关键点,减少反复提问解释,来回挤牙膏踢皮球次数,如可能,一封邮件一个文档,说明全部执行细节,避免误解,封堵听到”我不知道”的可能性
  • 把自己最高效状态最好时间,分配给最需要专注度和思考力的事务

时间规划具体技巧

  • 周一上午,不要一开始就进入执行。花半小时恢复对全周日程安排的宏观感觉,有必要的,重新调整排序,需要预约更改的,立即调整;
  • 周一上午,不宜直接与外部进行联系。很多公司人周一上午不齐,或未进入工作状态;
  • 周二~周四,对于软件或网络行业,适合重要产品更新或上线,留至少一天时间在前后,准备意外处理——惨痛教训是放在周一或周五,人手不齐或出现意外情况无法及时处理响应;
  • 周五下午,接近下班不宜安排冗长会议——除非开完会之后安排了公司集体娱乐活动,且最好让大家会前知晓这一安排。

每天尽量在上午头两小时,完成需要驱动外界的事。两个好处:一方面减少你当日后面时间的工作中断,等于”保护了今天后面的大块时间”;另一方面对方在上午一大早头脑清醒时接到你的事务触发,会更大几率在当天开始执行,更准确分派给团队成员,能更早完成你指派的事,否则就只能次日再开始——会大概率导致思路中断信息遗漏。比如:去银行办理各种业务(个人或企业),要向政府机构提交文件,重要项目文档汇总、给合作伙伴的项目报告提交,提起启动某个大项目的email,分派时间紧急的任务,催办其他合作方进展的电话。

次重要的,也最好放在上午的事务:面试谈话,管理会议,重要对外沟通。你和对方头脑都较为积极理性,利于产生良性结果。带去和接受打击时,也更能积极应对。下午空气混浊和血糖低时间,容易情绪低落,不利积极思考。

把需要专注和思考的事情,放在你能够集中注意力的时间段,避免打扰。

把不那么重要但很琐碎的事情,放在临近下班时间,比如:整理办公室、收集处理票据零碎文件、安排旅行出差机票酒店事务等。

注意快递时间:快递尽量放在下班前一次性集中发出,不要穿插在工作时间内,发快递时,一次只给快递员一个包裹,依次确认地址,不要发错。一定在顺丰官网存储所有常用快递地址模板,一键操作,一定不要手填快递单,全程无纸笔操作。

如何管理数字信息沟通

1. 避免IM交流复杂工作信息;

2. 勤用一切软件的归档(archive)功能,让眼前只出现当下此刻关注的工作资料,任何与当前工作无关资料,一律先隐藏或清除(包括电脑上的软件窗口、各种文档,和办公桌上实物文件);

3. 用Things(或你喜欢的日程管理app)列表日常事务——完成一项,勾选一项。不推荐用无法随时随地使用的和数字化的工具,易丢失易遗忘。

先讲讲可恶的IM(即时通讯软件,微信、QQ、Slack之类)。

IM适合什么类型的沟通:

  • 关系结识——把谁介绍给谁认识(之前最好双向取得允许再推荐,而不是冷推荐)
  • 与熟悉的人、团队交流琐碎不重要行业资讯、八卦趣闻;
  • 重要一对一协商与商业意向沟通(最好是核心决策人之间,而不是两个毫无决策力人之间)——需要”谈”的事,可在IM进行;
  • 外出集体活动时临时信息广播——出游聚餐娱乐之类;

IM不适合什么类型的沟通:

  • 正式文件——更适合用email附件传递,确保记录存档和完整性,无可抵赖;
  • 财务信息——更适合用email附件传递(外部)或共享文件同步(内部),确保存档和机密性;
  • 人事信息——更适合用email文本或私下、集体会议沟通,体现慎重和正式性;
  • 复杂琐碎的事务分派和项目跟进——内部的更适合Excel或Trello类项目管理类软件平台,外部的适合email,利于减少挤牙膏和踢皮球(或在某些必要情境下,更便于踢皮球);
  • 任何需要反复回溯既往信息的沟通——IM的信息回溯检索极差且不稳定,更适合email与文件版本更新沟通;
  • 公司间的冲突处理——更适合电话沟通或当面会议讨论,最小化误解可能,充分情感传递,留下数据存档便于回溯。

最后,每个团队/公司都有其独特沟通工具偏好,你在接触其他公司时,极易被不同习惯传染,你能做的就是强烈维护以上原则,是否可行则取决于你和对方的商业地位和是否有意识地给对方树立预期。一个阴险小技巧是,先下手为强,第一时间先声夺人,用清晰表达指明你的偏好,完全不给对方把自己奇怪习惯带入的反应机会:”能否给我您的email,我下午就把xyz文件发给您。”、”请把xxx文件用word文档发到我的email好吗([email protected]),谢谢!”、”我明天上午xx点给你电话,沟通聊下xyz事可以吗?”。

事实上,你不主动捍卫自己的沟通原则,就只能被动被拉入奇怪的各种群看着满屏鸡零狗碎挤牙膏式问答和收到大堆奇怪没有正文的附件了。这是高效率和低效率之间的战争。

如何收藏高价值文章碎片

学会使用Instapaper、Reader等稍后阅读类app,集中收集所有网页、手机上看到的有未来参考价值的网页和文章。有你习惯的国内app也可,只要能3秒操作,稳定可靠跨平台跨设备同步——这一点上国内的服务提供商远不如国外成熟平台。

如何管理密码

如果你的工作涉及电脑、大量app、大量工具性服务型网站平台,自然绕不开各种账号和密码,总有一天,这些字符串和密码数量,会多到你的自信的记忆力无法容纳的程度。不同网站和app对密码的复杂度和格式要求不同,导致你很难简单设置同一个密码(及其变种)来应付,所以,终极解决方案是,当你发现你忘记密码的频率已经困扰到你的工作效率的时候,开始用1Password这个App,集中同步管理所有的平台所有设备所有密码信息。目前年费36$,略贵。但总有一天,当忘记密码导致的成本太高时,你会毫不犹豫开始用它。可能你现在的工作强度不需要,但记得有这个东西,将来备用

还有一个原因:你的大脑的思考运算时间是宝贵的,计算力才是你最重要的资产,记忆力不是。

如何整理发票

这部分针对非财务部门的普通人,相信很多人每月都需要处理发票报销事宜。两种方法:

  • 用一个分栏的小文件盒,当你钱包夹层里积累了足够多的发票的时候,往这个分类框里扔:交通机票酒店、餐饮、物品采购、电子打印、不需报销这五个分类,基本覆盖90%以上的类型,月底拿出来汇总,已是分类整齐;
  • 直接用一个文件筐(不分类),每次钱包夹层满了就扔进去,月底用一小时来清理分类——虽然我一般不怎么享受这一小时。

具体哪种方法,看你偏好,忙碌程度。如果你有个助理可以帮你处理,恭喜你。但记得:发票就像你和世界的聊天记录

如何最低限度管理纸质文件

纸质文件,自然是越少越好。请问除了审计师和律师,谁会热爱纸质文件?那么,我们就想办法尽量逃避他们吧:

  • 重要且频繁使用的文件,拿到后务必第一时间扫描成A4电子版,设置成A4纸尺寸,存在你随手可访问的网络云同步文件夹中,且设置为所有设备本地可用(例如:营业执照、工商登记章程、政府银行相关证照、学生工作证、身份证护照扫描件、证件照),随时取用。多数能满足两种常见场景:”上传扫描件”和”请提供复印件xx份”,最大限度减少急需时,去翻箱倒柜找来复印的时间,和你在外面柜台办事时急需却只能打电话给同事求救的尴尬;
  • 勤用A4文件夹!勤用A4文件夹!勤用A4文件夹!——就是那种A4尺寸,右上侧开启的透明塑料文件夹,在任何保管、携带、快递、移交过程中,它能最大程度保护文件不被折损遗失污染,且显得正式整洁。页数少直接放入,页数多用回形针夹住(避免订书钉,方便他人扫描复印),如果首页不能显著显示内容,用黄色post-it便纸标注。这种文件夹很便宜,可大批购买放文件柜中随时备用——它会给你带来强烈的秩序和安全感。

另外,用上处理任何混乱的三大武器:

  • 分类:按公司、项目、类型、使用频率进行整理分类。同类合并,异类分开;
  • 排序:按时效性、使用频率、重要性排序。最常用的放在最易取得的地方(比如手边工作柜最上面一格),最不常用的,放在最远最深的储藏处;
  • 归档:不怎么用的,第一时间,整理好用大盒子装存后妥善保管,用标签在外面标注内容。再也不需要的,删除。

最后:记得向需要经常和你共用这些文件的同事团队成员,介绍以上分类原则,并明确指示他们各种文件的存储位置——这样,他们就不会在你正在巴哈马海滩边光着膀子喝得晕头转向时,跟你打电话问去年的办公室租赁押金条在哪里了。

如何减少手机注意力损耗

很可惜,这个问题,是无法根治的,只能设法缓解:

  • 有必要的话,用两个手机号,一个工作一个私人,且绝不向工作关系告知私人号码,并把重要联系人设置特别铃声——这样,一年后,你就只会在其中一个手机上每天收到18个广告电话了;
  • 计算月费,一次充值6个月或1年,在日历上标注提醒下次充值时间,减少每月管理付费这件事的注意力;
  • 尽早使用能过滤垃圾信息的手机管家app,把一切能上的过滤权限都调到最高
  • 把银行支付短信静音(mute)——能省去每天60%的注意力浪费,你不需要看到那些打车和外卖支付提醒;
  • ​除了短信、电话、关键核心IM,关闭一切推送(无论他们用任何app内奖励或警告来诱惑或威胁你)——哦,这是一场你永远会嫌自己的手指不够尖和对方产品经理太猥琐的军备竞赛,数十个app都会费尽心机用你会错过某个几块钱优惠券这等事来诱骗你,用”错过交易型推送提醒的威胁”来诱骗用户接受日常的”广告性推送”,是这些产品经理乃以生存的把戏;
  • 不接陌生电话,不看陌生短信——如果真的十万火急重要,对方会打电话或微信联系你,如果对方没有你的微信,说明不值得你响应;
  • 开启iCloud备份(Life is short,经济条件允许,请早日使用iPhone),减少遗失手机时数据风险;
  • 不加3个月后你们肯定不会有话讲的陌生人微信——节省到时候你权衡再三是否删除的心理犹豫成本和日后被发现时的尴尬可能。如果实在抹不开面子,被某个专业论坛碰到的陌生人围堵加微信,请以迅雷不及掩耳盗铃之速关闭对方和自己的朋友圈可见,且在次周删除,反正你们不会再有联系;
  • 第一时间删除不用app,大幅提高剩余app搜索效率;
  • 备两个充电宝,随时出门拿一个充满电的,以及充电线。

如何高效跨境出差

申请签证:若未来几年常去的国家,尽量申请长期多次签证,节省未来时间——你的时间会越来越贵,比签证差价贵。另外不少国家签证可免签停留或过境其他小国,灵活利用这些政策;

管理签证文件:在某种你常用网盘创建个大目录,按照国家缩略名,再创建一堆子目录。每去一个地方,将该国家申请签证所需文件表格,放入其中——这样再更新时,可以再次参照(当然之前确认官方要求未变更),且在准备其他国家时,共享同类文件——略加修改即可,免去重复劳动,结合前述文件数字化存档习惯有奇效

选择签证代理:不是所有的国家都需要代理,很多国家领事馆已经外包给专业签证服务商,你自己提交资料避免护照快递来回速度更快,且未必需要很好英语翻译能力,查询领事馆官网先。当然,有的还是需要代理:注意只选最大牌平台的最大流量服务商,不要相信莫名其妙的熟人低价——未必是好的;

机票酒店:这有太多风险和效率陷阱!总体而言,酒店地段(是否靠近重要交通枢纽)至关重要,机票时段(是否符合出差时间要求)至关重要。国内不提,国外交通环境极为复杂,出行关键三步:

1. 出行前,在Google Map标注收当地国际机场位置,和你计划要去的商务场所位置,附带要去游荡的主要景点位置。标注后,大大提高到当地时拎着行李在寒风酷暑中的你,单手查询交通方式的速度。对比酒店预订网站上主要酒店地理位置,基本上你会选出几个选项;

2. 查询出从机场到酒店最便捷舒适的交通方式、时长(地铁、大巴、出租车、租车);

3. 查询出从酒店到商务地点(公司与会场)需要的交通方式、时间(地铁、出租车、租车)。

大原则:先定机票,后订酒店。机票时间的强约束,与拜访地点的位置,会帮你锚定可选酒店地理位置。务必避开太早或太晚到达的机票,规避两个风险:公共交通工具晚点或停运;起床入睡时间对你造成太大生理挑战。

通讯:强烈推荐蜗牛电话卡,国内主要国际机场有售,登机前买好到目的地激活使用。避免到当地人生地不熟仓皇失措排队买SIM卡租MiFi耽误时间,也避免千奇百怪的购卡地点和服务。如有可能带个备用手机,将本国手机放入备用机,将蜗牛SIM卡放入主力手机。关闭备用机流量仅保留电话短信功能以防意外。注意:一切中国SIM卡海外漫游无法使用Google搜索和地图——如睁眼瞎。

支付:大部分工作常去国家支持信用卡。一个小提醒:携程提供了提前外币兑换预约服务,直接在线或app上提前购买外币机场取钞注意是安检前,不要问我怎么知道的),避免银行排队;

基本机票酒店通讯解决,大部分体验已定型,其他支付餐饮活动,随机应变。

常年一个人出差旅行去了近30个国家能15分钟打包一周行李直奔机场的独行侠,以上经验千锤百炼行云流水,只为最大程度节省时间避免风险。

懒——才是提升效率节省时间的最大动力!

如何高效采购

这有什么好讲的?此言差矣。

办公设备采购,跟个人买东西,有很不同的原则,简言之,降低总体拥有使用成本,才是最核心原则:

总体拥有使用成本(T) = 决策要不要买买那种的时间精力消耗(A) + 购买费用(B) + 财务流程送货部署时间精力(C) + 保持维护正常使用补充耗材时间精力(D) + 再次购买时间精力(E) + 更换服务/品种潜在成本(F)

试试看,用以上公式重新审视你周围办公设备,思考这些物品的日常成本消耗,你可能会恍然大悟好多事实,并且在下一次采购时,有不同的决策。

如何降低每一项?

A:去最热门办公物品购物网站比如某东,选最热门品种,考虑具体规模和功能,选择成熟稳定品类,不选最新;

B:根据未来24个月公司发展规模,取预算上限,购买性价比最高品种;

C:对耗材类,以6个月为周期,一次批量购买,减少财务流程取送货精力消耗;

D:这才是日常成本大头!在选品时,仔细关注电商的用户评价和返修投诉,重点看差评比率;

E:选了主流大电商平台,这一项就小很多;

F:这主要体现在技术服务和平台服务采购上,决策之前与相关同事谨慎预测。

好了,基本涵盖了:日程管理、沟通管理、数字信息管理、发票文件、差旅管理、采购管理这些最常见琐事的流水线式处理原则,宏观原则都有了,剩下的,就是时间和次数的积累之下,重复的循环优化了。算是工作多年来的一些个人习惯和经验教训总结,望对大家有参考价值。

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